○京都府収用委員会文書管理規程
平成14年６月21日
京都府収用委員会訓令第１号
京都府収用委員会文書管理規程を次のように定める。
京都府収用委員会文書管理規程
(趣旨)
第１条 この訓令は、京都府収用委員会運営規則(平成11年京都府収用委員会規則第１号。以下「運営規則」という。)第18条の規定により、京都府収用委員会(以下「収用委員会」という。)における文書の管理に関し、必要な事項を定めるものとする。
(令６収委訓令１・全改)
(１) 職務上作成取得文書 収用委員会事務局(以下「事務局」という。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)及び電磁的記録を含み、次に掲げるものを除く。以下同じ。)をいう。
ア 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数のものに販売することを目的として発行されるもの
イ 事務局において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(２) 公文書 職務上作成取得文書であって、事務局の職員が組織的に用いるものとして、事務局が保有しているものをいう。
(３) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(４) 支援システム 電子計算機を利用して職務上作成取得文書の収受、起案、決裁、保管、廃棄等の事務処理及び職務上作成取得文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。
(５) 支援システム文書 職務上作成取得文書のうち、支援システムによる情報処理の用に供するため、支援システムに記録された電磁的記録をいう。
(６) オンライン事務処理装置 電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により、許認可、入札その他の事務処理を行うことができる装置をいう。
(７) 供覧 関係者の閲覧に供することをいう。
(８) 原議 起案をする職務上作成取得文書で決裁を終わったものをいう。
(９) 完結 起案をする職務上作成取得文書にあっては決裁又は施行の終了を、供覧をする職務上作成取得文書にあっては供覧の終了をいう。
(10) 保管 公文書を事務室において整理して管理することをいう。
(11) 保存 公文書を事務室から書庫に置き換え、整理して管理することをいう。
(12) 保存年数 公文書が完結した年度の翌年度から起算し、当該公文書を保管又は保存をしておく所定の年数をいう。
(13) 保存期限 公文書が完結した年度の翌年度から起算した保存年数の最終年度をいう。
(14) 常用文書 使用する公文書として必要な期間保管することが適当であると認める文書をいう。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(文書管理の基本)
第３条 事務は、文書による処理を基本とし、その文書の整理に当たっては、事務能率の向上に役立てるため、容易かつ迅速に検索することができるよう適正に管理しなければならない。
２ 職員は、文書管理の確立に努めなければならない。
３ 文書は、必要があるときは、記録媒体の変換をすることができる。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(職務上作成取得文書の管理)
第４条 事務局長は、事務局における文書事務を総括する。
２ 職員は、職務上作成取得文書を迅速かつ正確に処理し、事務能率に資するよう整理し、適正な保管及び保存に努めなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(文書主任)
第５条 文書事務の管理を適正かつ円滑に行うため、事務局に文書主任を置き、事務局長が指名する職員をもって充てる。
２ 文書主任は、事務局長の命を受け、次に掲げる事務を行うものとする。
(１) 職務上作成取得文書の収受及び配布に関すること。
(２) 職務上作成取得文書の審査に関すること。
(３) 職務上作成取得文書の処理の促進に関すること。
(４) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(５) 公文書の保存及び整理に関すること。
(６) その他文書事務に関すること。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(文書の収受)
第６条 収用委員会に到達した文書及び物品については、次により処理するものとする。
(１) 親展でない文書は、開封し、支援システムに件名その他必要な事項を記録し、その文書の余白(オンライン事務処理装置を介した電磁的記録にあっては当該記録を出力した用紙の余白、電磁的記録に係る記録媒体にあっては当該記録媒体。以下同じ。)に収受年月日及び文書番号を記入する。ただし、受信した電磁的記録を支援システムに記録したときは、この限りでない。
(２) 前号の規定は、次に掲げる文書には、適用しないこととする。
ア 請求書、領収書、見積書、送状及びあいさつ状
イ 京都府会計規則(昭和52年京都府規則第６号)に基づき提出する計算書類
ウ 回答等の事務処理を要しないと認められる諸報告
エ その他軽易な文書であって回答等の事務処理を要しないと認められるもの
(３) 親展文書は、封かんのまま親展文書配布簿(別記第１号様式)に記載し、直接宛名の者に配布する。
(４) 親展文書であっても、宛名人が開封した後、収用委員会において処理が必要な文書にあっては、第１号の規定により処理する。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(電話等の処理)
第７条 電話又は応対等によって受けた重要な事項は、連絡事項処理用紙(別記第２号様式)にその要領を記録し、供覧しなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(文書の書き方)
第８条 文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(１) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(２) 他の官公署等から様式を縦書きと指定されたもの
(３) 祝辞、弔辞その他これに類するもので、縦書きを慣例とするもの
(４) 前３号に掲げるもののほか、特に縦書きを必要と認めるもの
(令６収委訓令１・一部改正)
(発信者名)
第９条 文書の発信者名は、法令及び運営規則に基づき収用委員会の権限とされている事項にあっては、収用委員会名を用い、会長の権限とされている事項にあっては会長名を用いなければならない。ただし、一般文書等で軽易なものについては、事務局長名等を用いることができる。
(令６収委訓令１・一部改正)
(起案)
第10条 起案は、支援システムに件名、起案を行うべき理由の生じた日その他必要な事項を入力し、支援システム文書として処理しなければならない。ただし、これにより難い場合は、起案用紙(別記第３号様式)を用いて行うことができる。
２ 起案には、簡明な件名を付け、必要に応じ、次に掲げる事項を記録し、又は付けなければならない。
(１) 伺い文(起案を行うべき理由)
(２) 文案
(３) 準拠法条
(４) 予算関係資料
(５) 関連文書(支援システム文書である起案等であって、当該起案に関係のあるものをいう。)
(６) その他参考資料
３ 起案で次の各号のいずれかに該当するものは、支援システム又は起案用紙によらないことができる。
(１) 常例のもので一定の簿冊により処理できるもの
(２) 軽易なもので付せん又は文書の余白をもって処理できるもの
(３) あらかじめ記入用紙の定められているもの
４ 起案しようとするときは、別表に掲げる分類及び保存年数を当該起案に明示しなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(原議の処理)
第11条 起案用紙を用いた起案の原議には、決裁年月日、番号、施行年月日等を記入し、支援システムにより記録しなければならない。
(平18収委訓令１・一部改正)
(供覧)
第12条 起案による処理を要しない職務上作成取得文書は、必要に応じ、供覧するものとする。
３ 供覧をする職務上作成取得文書のうち軽易なものについては、当該文書の余白で処理することができる。
４ 第10条第３項の規定は、職務上作成取得文書を供覧する場合について準用する。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(件名目録への記入)
第13条 完結後、その公文書の件名等必要な事項を支援システムに記録し、必要に応じ支援システムに記録された事項を出力することにより、直ちに件名目録(別記第５号様式)の形式で書面を作成することができるようにしなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(公文書の種類)
第14条 施行する公文書の種類は、次のとおりとする。
(１) 告示 法令の規定に基づき決定し、又は処分した事項その他一定の事項を公示するもの
(２) 訓令 職員に対し、職務の執行に関して指揮命令するもの
(３) 指令 申請に基づき許可等の行政処分をするもの
(４) 裁決関係文書 裁決申請又は明渡裁決の申立てに対して収用委員会が裁決するもの
(５) 一般公文書 前各号に定める公文書以外のもの
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(１) 告示の記号は、「京都府収用委員会告示」と表示するものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(２) 訓令の記号は、「京都府収用委員会訓令」と表示するものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(３) 指令の記号は、「京都府収用委員会指令」と表示するものとし、その右にその年次の１桁に当たる数字(0になる場合にあっては、２桁の数字)を付し、その右に「京収」を付し、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(４) 裁決関係文書及び一般文書の記号は、その年次の１桁に当たる数字(0になる場合にあっては、２桁の数字)の右に、「京収」を加えるものとし、その番号は、それぞれ毎年１月に起こし、追次番号とし、この記号の右に付するものとする。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(公文書の保管、保存等)
第16条 完結した公文書は、別表に定める文書分類に従って、保管し、又は保存しなければならない。
２ 支援システム文書の公文書を前項の規定により保管又は保存をするときは、完結の都度、支援システムに記録して行うものとする。
４ 完結した公文書は、その完結した年度の翌年１年間保管した後、保存年数が１年の文書、常用文書及び争訟関係文書を除き、保存しなければならない。
５ 常用文書及び争訟関係文書の保存は、保管すべき必要な期間が経過し、かつ、保存期限が到来していないものは、速やかに保存しなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(公文書の廃棄決定等)
第17条 事務局長は、保存期限が到来し、かつ、保存期限の延長を必要としない保存されている公文書については、会長の決裁を経て廃棄の決定及び処分をしなければならない。
２ 公文書の廃棄は、溶解又は焼却により行わなければならない。ただし、電磁的記録の廃棄は、記録の消去その他の記録が判読できない方法により処理を行わなければならない。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
(準用)
第18条 文書の処理及び作成については、この訓令に定めるもののほか、京都府文書規程(昭和30年京都府訓令第26号)及び京都府例文(昭和43年京都府訓令第15号)の例による。
２ 文書の保管、保存等については、この訓令に定めるもののほか、京都府文書の保管、保存等に関する規程(昭和63年京都府訓令第５号)の例による。
(平18収委訓令１・令６収委訓令１・一部改正)
附則
この訓令は、平成14年６月21日から施行し、平成14年６月１日から適用する。
附則(平成18年収委訓令第１号)
この訓令は、平成18年４月１日から施行する。
附則(平成28年収委訓令第１号)
この訓令は、平成28年４月１日から施行する。
附則(令和６年収委訓令第１号)
この訓令は、令和６年７月23日から施行する。
別表
(平18収委訓令１・全改、平28収委訓令１・一部改正)
文書分類表
第１分類 | 第２分類 | 第３分類 | 補助分類 | 保存年数 |
収用委員会 | ０ 収用委員会 | ０ 一般 | ０ 例規 | 永 |
１ 一般(軽易) | １ | |||
２ 一般 | ５ | |||
３ 会議・調査 | ５ | |||
４ 協議会 | ５ | |||
５ 表彰 | 10 | |||
６ 広聴・広報 | １ | |||
１ 法規 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 規則 | 永 | |||
２ 公示 | 永 | |||
３ 訓令 | 永 | |||
２ 人事 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 人事(軽易) | １ | |||
２ 人事 | ５ | |||
３ 任免 | 10 | |||
４ 非常勤職員 | ５ | |||
５ 職員研修 | １ | |||
３ 文書 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | １ | |||
２ 文書収発 | １ | |||
３ 文書分類 | 永 | |||
４ 公印 | 永 | |||
５ 押印 | １ | |||
６ 文書管理 | 永 | |||
７ 刊行物 | 永 | |||
４ 委員会 | ０ 一般 | ５ | ||
１ 議案 | 永 | |||
２ 議事録 | 永 | |||
３ 指名委員 | 永 | |||
５ 情報公開 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 情報公開 | １ | |||
２ 公開請求 | ５ | |||
３ 審査請求 | 永 | |||
６ 個人情報保護 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 個人情報保護 | １ | |||
２ 開示請求・是正申出 | ５ | |||
３ 審査請求 | 永 | |||
４ 企画 | 永 | |||
５ 事務登録 | 永 | |||
６ 事業者指導 | 10 | |||
７ 収用又は使用 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 裁決手続 | 10 | |||
３ 意見書 | 10 | |||
４ 調査・鑑定 | 10 | |||
５ 審理録 | 永 | |||
６ 権利取得裁決 | 永 | |||
７ 明渡裁決 | 永 | |||
８ 補償裁決 | 永 | |||
９ 和解 | 永 | |||
10 審査請求 | 10 | |||
11 行政訴訟 | 10 | |||
８ あつせん | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 会議 | ５ | |||
３ あつせん委員 | 永 | |||
９ 仲裁 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 会議 | ５ | |||
３ 仲裁委員 | 永 | |||
10 協議の確認 | ０ 例規 | 永 | ||
１ 一般 | ５ | |||
２ 協議の確認手続 | 10 | |||
３ 会議 | ５ | |||
４ 協議の確認 | 永 |
(平18収委訓令１・旧第３号様式繰上、令６収委訓令１・旧第２号様式繰上・一部改正)
(平18収委訓令１・旧第４号様式繰上、令６収委訓令１・旧第３号様式繰上・一部改正)
(平18収委訓令１・追加、令６収委訓令１・旧第４号様式繰上・一部改正)
(平18収委訓令１・全改、令６収委訓令１・旧第５号様式繰上・一部改正)
(平18収委訓令１・旧第７号様式繰上、令６収委訓令１・旧第６号様式繰上・一部改正)
